中国政府网
安徽省人民政府
合肥市政府门户网站 无障碍阅读
 
首 页
局况简介
机构设置
公共机构节能
机关服务
机关党建
工作简报
政策法规
学习资料
他山之石
欢迎访问合肥市机关事务管理局事务管理局网站!
今日天气:
规章制度 当前位置:首页 > 机构设置 > 规章制度
合同管理办法
发布时间:2013-07-18 10:23   信息来源:市机关事务管理局

一 总则

第一条 为了规范合同管理,有效防范和控制合同风险,特制定本管理办法。

第二条 本办法所称合同系指以合肥市机关事务管理局或合肥市接待办(以下简称局)名义签订的采购、维修、物业服务、房屋租赁等各式合同,不含劳务合同。

第三条 相关业务部门负责合同的签订、履行和争议的处理。局办公室协调各相关部门给予配合,并履行监督职责。

第四条 局办公室负责全局合同档案的统一管理。

二 合同的订立

第五条 订立合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第六条 订立合同应当采取书面形式。

书面形式是指合同书、函件和数据电文(包括电报、电传、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

第七条 合同必须具备标的(指货物、劳务、工程项目等)、数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点和方式,违约责任等主要条款。

每份合同文本上必须注明合同相对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号。

第八条 有以下情况之一的,可以要求合同相对方提供相应形式的担保:

1、房屋租赁合同;

2、合同相对方资信状况难以确认的;

3、难以确认合同相对方能否完成紧急履行义务的;

4、其他可能存在履行风险的。

第九条 要求合同相对方提供担保的,一般应优先考虑保证金方式。但房屋租赁合同应优先采取固定资产抵押担保方式,并办理抵押登记。

第十条 相关业务部门在合同签订前应做好以下准备工作:

1、就合同涉及的专业技术事项咨询专业机构或人员;

2、收集拟合作方的工商登记信息、资质、资信等资料;

3、主持或参加谈判,并向局领导及时汇报谈判成果;

4、草拟合同,报送法律顾问审查;

5、确认审批、抵押登记等事项是否办结;

6、其他必要的准备工作。

第十一条 正式签订合同前,业务部门完善由法律顾问和局领导统一会签的《合肥市机关事务管理局(接待办)合同会签表》。

第十二条 签订合同时应加盖局印章,同时由局领导或其授权委托人签字。

除法定代表人外,其他人签字须由法定代表人出具《授权委托书》。

合同相对方如非法定代表人签字的,签字人应出具法定代表人出具的《授权委托书》,供我方存档。

第十三条 合同约定双方需指定执行代表人的,应在签订合同时互换《授权委托书》及该执行代表人的身份证复印件存档。

执行代表人是双方履行合同的唯一合法代表,履行信息交换、签收函件和处置争议等职责。因情况紧急临时安排替代人选的,需在事后三个工作日内递交《授权委托书》及该临时代表人的身份证复印件存档。

第十四条 订立合同时,严禁有下列行为:

1、在空白合同文本上盖章签字的;

2、先于相对方在合同文本上盖章签字的;

3、我方盖章签字后以传真、信函形式交由对方签字盖章的;

4、格式合同文本上存在待填写的空白条款的;

5、合同文本达二页以上未加盖骑缝章的。

三 合同的履行

第十五条 业务部门负责人和执行代表人应及时跟踪合同的履行进展。需要相关部门配合的,应及时提示。

第十六条 在合同履行过程中,出现我方履约困难或对方违约等情况的,业务部门应及时向局领导汇报,并通知法律顾问。

第十七条 业务部门在履行合同时形成的有关技术资料、图表、函件、票据等原始资料要详实、规范,并妥善保存,及时归档。

第十八条 需要变更或解除合同的,必须及时依照合同的订立流程执行。

第十九条 合同需要续签的,业务部门应就既往履行情况向局领导作出书面汇报。

需要变更原合同内容的,应报送法律顾问审查。

合同续签事宜至少应在期满前一个月内完成。

第二十条 履行合同出现争议时,业务部门应及时汇报并附具体解决方案。

协商解决争议时,应听取法律顾问的意见或建议;需要起诉或应诉的,经批准后,应及时报送法律顾问处理。

四 合同的归档

第二十一条 合同文本原件及其关联资料一并由业务部门统一交由局办公室存档。业务部门可留存复印件备查。

第二十二条 合同存档时,业务部门应填写存档目录,具体写明合同的起止时间、履行节点、主管业务部门、执行代表等事项。

第二十三条 局办公室合同管理员应对合同进行登记编号,填写合同档案目录。

第二十四条 除诉讼等确属必须的情况外,合同原件不得外借。借阅或复印的,应登记说明事由。

合同资料属机关秘密,不得丢失、销毁、私藏或外泄。

第二十五条 业务部门和财务部门应根据合同编号各自设立合同台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

第二十六条 财务部门依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款:

1.应当订立书面合同而未订立的;

2.收款单位与合同相对方名称不一致的。

第二十七条 付款单位与合同相对方名称不一致的,财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。

第二十八条 在合同履行过程中,合同相对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,再转财务审核付款。

第二十九条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐,按要求定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况,向局领导汇报。

第三十条 合同终止后,相关业务部门或合同执行代表人应就合同履行情况出具结案报告,交由档案管理人员存档。

附 则

第三十一条 有下列情况之一的,按照相关规定给予行政处分或解除聘用合同;造成经济损失的,可责令赔偿;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理:

1、未按本办法规定处理合同事宜的;

2、因过失造成重大经济损失的;

3、丢失、销毁、私藏或外泄合同资料的。

第三十二条 本办法解释权归局办公室。

第三十三条  本办法自下发之日起生效实施。

站点地图
主办单位:合肥市机关事务管理局(市接待办)  版权所有:合肥市机关事务管理局(市接待办)
地址:合肥市政务文化新区东流路100号  邮编:230071 电话(传真):0551-63538937
北京拓尔思信息技术股份有限公司提供技术支持  ICP备案编号:皖ICP备05001904号 网站标识码,3401000083
细缆统计代码